Regulamin świadczenia usług platformy Hostalio

Ostatnia aktualizacja: 28 maja 2026

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach platformy Hostalio (dalej: „Platforma"), dostępnej pod adresami hostalio.pl oraz hostalio.com.
  2. Usługodawcą i operatorem Platformy jest APARTAMENTY STARY BROWAR SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w WINOGRONOWA 1C, 56-400 OLEŚNICA, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej, IX Wydział KRS pod numerem KRS: 0001087053, NIP: 9112051183, REGON: 527745427 (dalej: „Hostalio").
  3. Kontakt z Hostalio możliwy jest pod adresem e-mail: hello@hostalio.pl.
  4. Regulamin udostępniany jest nieodpłatnie pod adresem hostalio.pl/regulamin w formie umożliwiającej pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

  • Usługa — udostępnienie przez Hostalio Klientowi funkcjonalności platformy Hostalio jako oprogramowania w modelu SaaS (Software as a Service), w tym systemu zarządzania hotelem (PMS), kalendarza rezerwacji, channel managera, modułu meldowania online, integracji z zamkami inteligentnymi oraz innych funkcji wymienionych w specyfikacji planu subskrypcyjnego.
  • Klient — przedsiębiorca (w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego) prowadzący działalność hotelarską, gastronomiczną, turystyczną lub pokrewną, który zawarł umowę o korzystanie z Platformy.
  • Konto — zbiór ustawień, danych i uprawnień Klienta w Platformie, identyfikowany unikalnym adresem e-mail osoby reprezentującej Klienta.
  • Subskrypcja — opłacany cyklicznie (miesięcznie, rocznie lub dwuletnio) abonament na korzystanie z określonego planu funkcjonalnego (Start, Pro, Max).
  • Gość — osoba fizyczna, której dane są wprowadzane do Platformy przez Klienta w związku z procesem rezerwacji, meldunkiem lub pobytem.
  • Okres próbny (Trial) — bezpłatny 30-dniowy okres dostępu do pełnej funkcjonalności Platformy bez konieczności podawania danych karty płatniczej.

§ 3. Rodzaj i zakres usług

  1. Hostalio świadczy następujące usługi: a) udostępnienie aplikacji webowej do zarządzania obiektem noclegowym; b) udostępnienie modułu rezerwacji online (booking engine); c) integrację z zewnętrznymi kanałami sprzedaży (Booking.com, Airbnb, Expedia) poprzez channel manager Channex; d) integrację z systemami zamków elektronicznych (TTLock) w ramach planów Pro i Max; e) usługi AI Concierge dla gości oraz Hostalio Helper dla hotelarza w wybranych planach; f) hostowanie wizytówki internetowej obiektu (Strona WWW) jako moduł dodatkowy; g) automatyczne wystawianie faktur (KSeF) oraz raportowanie GUS KT-1 w planie Max; h) usługi pomocnicze: wsparcie e-mail, materiały edukacyjne, baza wiedzy.
  2. Szczegółowy zakres funkcji w poszczególnych planach dostępny jest na stronie hostalio.pl/#pricing.
  3. Hostalio zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w zakresie funkcji bez konieczności zmiany Regulaminu, z zastrzeżeniem że zmiany nie mogą prowadzić do istotnego obniżenia jakości Usługi.

§ 4. Warunki techniczne i prawne korzystania

  1. Do korzystania z Platformy wymagane jest: a) urządzenie z dostępem do sieci Internet (komputer, tablet lub smartfon); b) zaktualizowana przeglądarka internetowa (Chrome, Firefox, Safari, Edge w wersji aktualnej z ostatnich 24 miesięcy); c) włączona obsługa JavaScript oraz plików cookie; d) aktywny adres e-mail.
  2. Klient zobowiązuje się do: a) korzystania z Platformy zgodnie z przepisami prawa i postanowieniami Regulaminu; b) nieprzekazywania danych osobowych Gości, do których przetwarzania nie ma podstawy prawnej; c) niedostarczania treści o charakterze bezprawnym (art. 8 ust. 3 pkt 2 lit. b UŚUDE); d) zabezpieczenia danych dostępowych do Konta przed nieuprawnionym dostępem; e) niezwłocznego informowania Hostalio o naruszeniach bezpieczeństwa Konta.
  3. Hostalio nie ponosi odpowiedzialności za skutki działań Klienta niezgodnych z Regulaminem lub przepisami prawa, w tym za treści wprowadzane do Platformy przez Klienta lub jego personel.

§ 5. Zawarcie umowy i Okres próbny

  1. Umowa o świadczenie usług zawierana jest poprzez: a) wypełnienie i wysłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie Platformy lub b) akceptację oferty przesłanej przez Hostalio po wcześniejszym kontakcie.
  2. Po akceptacji Klient otrzymuje dane dostępowe na podany adres e-mail i automatycznie aktywowany 30-dniowy Okres próbny w pełnej funkcjonalności (na poziomie planu Max).
  3. Po zakończeniu Okresu próbnego korzystanie z Platformy wymaga opłacenia Subskrypcji. Brak opłacenia powoduje przejście Konta w status nieaktywny — dane są przechowywane przez 60 dni, po czym mogą zostać usunięte zgodnie z § 11.
  4. W Okresie próbnym Klient nie ponosi żadnych opłat; nie jest również wymagane podanie danych karty płatniczej.

§ 6. Płatności i Subskrypcja

  1. Opłaty za Subskrypcję ustalane są zgodnie z cennikiem opublikowanym na stronie hostalio.pl/#pricing i są pobierane: a) miesięcznie (cykl MONTHLY); b) rocznie z rabatem 16% (cykl ANNUAL); c) co dwa lata z rabatem 20% (cykl TWO_YEAR).
  2. Wszystkie ceny podane są w polskich złotych (PLN) jako kwoty netto. Do cen doliczany jest VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami (obecnie 23%). Dla podatników VAT z innych krajów UE, dysponujących ważnym numerem VAT-UE, stosowany jest mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse-charge).
  3. Płatności obsługiwane są przez Stripe Payments Europe Ltd. (operator płatności). Klient w panelu może zarządzać metodą płatności, pobierać faktury i anulować Subskrypcję poprzez Stripe Customer Portal.
  4. Faktury VAT są wystawiane automatycznie i wysyłane na adres e-mail Klienta. Klient może je również pobrać z Customer Portal.
  5. W przypadku nieopłacenia faktury w terminie, Stripe podejmie próbę ponownego pobrania płatności w ciągu 21 dni (Smart Retries). Po wyczerpaniu prób Konto przechodzi w status zawieszony i może zostać dezaktywowane.
  6. Zmiana planu (upgrade/downgrade) lub liczby pokoi powoduje przeliczenie proporcjonalne (proration) — różnica jest doliczana lub zwracana w formie noty kredytowej zgodnie z mechanizmem Stripe.

§ 7. Rozwiązanie umowy

  1. Klient może rozwiązać umowę w każdej chwili poprzez: a) anulowanie Subskrypcji w Customer Portal — wówczas Konto pozostaje aktywne do końca opłaconego okresu rozliczeniowego; b) przesłanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy na adres hello@hostalio.pl — w takim przypadku Hostalio rozwiąże umowę z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego.
  2. Hostalio może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta (m.in. wprowadzania treści bezprawnych, nadużywania zasobów, prób obejścia zabezpieczeń) — ze skutkiem natychmiastowym.
  3. Klient będący konsumentem-przedsiębiorcą w rozumieniu art. 38a Ustawy o prawach konsumenta (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dla której zawarta umowa nie ma charakteru zawodowego) ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny. Strony zgodnie ustalają, że Platforma Hostalio jest narzędziem profesjonalnym, służącym wyłącznie do prowadzenia działalności hotelarskiej / noclegowej — w związku z czym powyższe uprawnienie nie znajduje zastosowania, jeżeli Klient korzysta z Platformy w celach zawodowych (co stwierdza się każdorazowo na podstawie kodu PKD oraz okoliczności zawarcia umowy).

§ 8. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. W zakresie, w jakim Hostalio przetwarza dane osobowe Gości i kontrahentów Klienta w imieniu Klienta, strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. Niniejszy paragraf stanowi treść tej umowy.
  2. Administratorem danych osobowych Gości pozostaje Klient. Hostalio działa jako podmiot przetwarzający (procesor).
  3. Hostalio przetwarza dane wyłącznie: a) w celu i w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi; b) zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta wyrażonymi poprzez funkcjonalność Platformy; c) z zachowaniem należytej staranności i z zastosowaniem środków technicznych i organizacyjnych adekwatnych do ryzyka (m.in. szyfrowanie at-rest i in-transit, kontrola dostępu, kopie zapasowe, monitoring).
  4. Hostalio korzysta z podprocesorów wskazanych w Polityce Prywatności. Klient wyraża zgodę na korzystanie z tych podprocesorów. Hostalio poinformuje Klienta o zamiarze zmiany lub dodania nowego podprocesora z 14-dniowym wyprzedzeniem przez wiadomość w panelu lub e-mail. Klient może zgłosić uzasadniony sprzeciw — w razie braku porozumienia umowa może zostać rozwiązana.
  5. Po zakończeniu świadczenia Usługi Hostalio, na żądanie Klienta, zwraca lub usuwa wszystkie dane osobowe powierzone do przetwarzania, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. retencja faktur).
  6. Hostalio zapewnia Klientowi pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w zakresie obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków).

§ 9. Reklamacje

  1. Klient może złożyć reklamację dotyczącą świadczenia Usługi: a) drogą elektroniczną — na adres hello@hostalio.pl; b) pisemnie — na adres siedziby Hostalio.
  2. Reklamacja powinna zawierać: a) identyfikację Klienta (nazwa firmy lub adres e-mail Konta); b) opis problemu wraz z datą i godziną wystąpienia; c) oczekiwane rozwiązanie.
  3. Hostalio rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. W przypadku konieczności uzupełnienia danych termin liczony jest od momentu otrzymania pełnych informacji.
  4. Odpowiedź na reklamację jest udzielana w formie elektronicznej na adres, z którego reklamacja została złożona.

§ 10. Odpowiedzialność

  1. Hostalio dokłada wszelkich starań, aby Usługa była dostępna w trybie ciągłym i z najwyższą starannością, z zastrzeżeniem przerw technicznych niezbędnych do konserwacji, aktualizacji oraz usuwania awarii.
  2. Hostalio nie odpowiada za: a) przerwy w działaniu Usługi spowodowane okolicznościami niezależnymi (siła wyższa, awarie dostawców infrastruktury — Hostinger, Stripe, Channex, TTLock, Anthropic); b) treści wprowadzane przez Klienta lub jego personel; c) decyzje Klienta podejmowane na podstawie informacji wygenerowanych przez funkcje sztucznej inteligencji (AI Concierge, Hostalio Helper) — funkcje te mają charakter wspomagający i wymagają weryfikacji przez człowieka; d) skutki nieprzestrzegania przez Klienta zasad bezpieczeństwa Konta (m.in. udostępnienie hasła osobom nieuprawnionym).
  3. Łączna odpowiedzialność Hostalio z tytułu jakichkolwiek roszczeń wynikających z umowy ograniczona jest do wysokości opłat netto wniesionych przez Klienta w ciągu ostatnich 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych z winy umyślnej.
  4. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność z prawem przetwarzanych danych Gości, w tym za podstawy prawne ich przetwarzania (umowa, zgoda, obowiązek prawny — np. księga meldunkowa).

§ 11. Przechowywanie i usuwanie danych

  1. Dane Klienta są przechowywane przez cały okres trwania umowy oraz przez 60 dni po jej rozwiązaniu — celem ułatwienia ewentualnej reaktywacji oraz spełnienia obowiązków prawnych.
  2. Po upływie 60 dni dane Klienta są nieodwracalnie usuwane, z wyjątkiem: a) faktur i dokumentów księgowych — przechowywanych zgodnie z obowiązującymi przepisami (Ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości) — co do zasady 5 lat; b) logów technicznych — przechowywanych do 12 miesięcy w celach bezpieczeństwa.
  3. Klient może w każdej chwili pobrać kopię swoich danych (eksport) przez funkcjonalność w panelu lub na żądanie skierowane do hello@hostalio.pl.

§ 12. Prawa autorskie

  1. Wszelkie prawa do Platformy, w tym do oprogramowania, grafik, treści i dokumentacji, przysługują Hostalio lub jej licencjodawcom.
  2. Klient otrzymuje niewyłączną, niezbywalną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Platformy wyłącznie w ramach swojego obiektu noclegowego, na czas trwania Subskrypcji.
  3. Klient nie ma prawa do: kopiowania, dekompilacji, modyfikacji ani odsprzedaży oprogramowania, ani do udostępniania dostępu osobom trzecim spoza swojej organizacji.

§ 13. Zmiany Regulaminu

  1. Hostalio zastrzega sobie prawo do zmian Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku: a) zmian w przepisach prawa; b) wprowadzenia nowych funkcji lub planów; c) zmiany danych Hostalio (siedziba, kontakt); d) zmiany sub-procesorów.
  2. O zmianach Klient zostanie poinformowany na 14 dni przed ich wejściem w życie poprzez powiadomienie w panelu i wiadomość e-mail na adres przypisany do Konta.
  3. Klient, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę bez okresu wypowiedzenia w ciągu 14 dni od otrzymania powiadomienia. Brak rozwiązania umowy w tym terminie oznacza akceptację nowego brzmienia Regulaminu.

§ 14. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności: a) Kodeks cywilny; b) Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną; c) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO); d) Ustawa o ochronie danych osobowych.
  2. Wszelkie spory wynikające z umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie. W razie braku porozumienia właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy ze względu na siedzibę Hostalio.
  3. Regulamin obowiązuje od dnia opublikowania na stronie Platformy.
  4. Wszelkie zawiadomienia i oświadczenia związane z umową strony przekazują w formie elektronicznej — na adresy wskazane w § 1 ust. 3 oraz na adres e-mail Konta Klienta.

Wersja z dnia: 28 maja 2026

Wersja z dnia: 28 maja 2026Polityka Prywatności →